การเก็บรักษา
การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ
1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดของเจ้าของเรื่องโดยให้กำหนดวิธีการเก็บ ให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน
2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วและไมมีอะไรที่จะต้องปฏิบัติต่อไปอีก ให้เจ้าหน้าที่ของเจ้าของเรื่อง ปฏิบัติดังนี้
2.1 จัดทำบัญชีหนังสือส่งเก็บ อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ สำหรับเจ้าของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไว่อย่างละฉบับ
2.2 ลงหนังสือพร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บ
3. การเก็บไว้ใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศเมื่อหมดความจำเป็นที่จำต้องใช้ในการตรวจสอบ ให้ส่งไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ
การยืมหนังสือ
การยืมหนังสือ ที่ส่งเก็บแล้วให้ปฏิบัติดังนี้
1. ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่า เรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด
2. ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืม ให้เจ้าหน้าที่เก็บแล้วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว้ในบัตรหนังสือ
3. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาติให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกองขึ้นไปหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
4. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาติให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป
การทำลาย
ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฎิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจหนังสือที่มีอายุครบกำหนดในปีนั้น แล้วจัดทำบัญชีของทำลาย เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
บัญชีหนังสือขอทำลาย ต้องทำไว้ 2 ฉบับ เป็นต้นฉบับ 1 สำเนา 1
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น