การเขียนและการพิมพ์

การเขียนและการพิมพ์
การเขียนและการพิมพ์ หมายถึง การทำให้เกิดลายลักษณ์อักษรเป็นข้อความบนกระดาษ
การเขียน ส่วนใหญ่จะใช้ในการร่างหนังสือ จดรายงานการประชุมและใช้ในกรณีที่ส่วนราชการไม่มีเครื่องพิมพ์ดีด ลักษณะการเขียนทั่วไปจะต้องเขียนให้อ่านและเข้าใจง่าย
เอกสารบางลักษณะที่ต้องเขียนเป็นแบบพิเศษ เช่น งานอาลักษณ์ ต้องใช้ลายมือและตัวเขียนโดยเฉพาะ
การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยใช้เครื่องพิมพ์ ปกติแล้วงานใดที่เป็นเอกสารทั่ว ๆ ไป สามารถใช้เครื่องพิมพ์ดีด เพื่อให้อ่านง่ายและสามารถทำสำเนาได้ง่าย
ผู้พิมพ์ควรมีความระมัดระวังในการพิมพ์ กล่าวคือ พิมพ์ไม่ตก มีความรู้ในตัวสะกด การันต์ ตัวย่อ และควรมีความรู้รอบตัวนอกเหนือจากการพิมพ์หนังสืออีก เช่น เข้าใจข้อความในหนังสือนั้น จัดวรรคตอนได้ถูกต้องเมื่อจำเป็น รู้หลักภาษา รู้แบบ หนังสือราชการ ชื่อส่วนราชการ ชื่อและตำแหน่งในวงราชการ รู้จักและอ่านลายมือผู้ร่างที่เกี่ยวข้องได้ดี พิจารณาการใช้กระดาษ วางรูปหนังสือ สามารถจัดลำดับและแบ่งงานให้เหมาะสม และรู้จักรักษาเครื่องพิมพ์ดีดให้สะอาดอยู่ในสภาพที่ใช้การได้อยู่เสมอ

หลักเกณฑ์การพิมพ์
การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย มีหลักเกณฑ์การพิมพ์ดังนี้
1. การพิมพ์หนังสือราชการที่ต้องใช้กระดาษตราครุฑ แต่ให้มีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกล้เคียง
กับแผ่นแรก
2. การพิมพ์หัวข้อต่าง ๆ ให้เป็นไปตามแบบหนังสือที่กำหนดไว้ในระเบียบ
3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปกติให้พิมพ์ 25 บรรทัด บรรทัดแรกของกระดาษ
อยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 5 เซนติเมตร
4. การกั้นระยะในการพิมพ์
4.1 ในบรรทัดหนึ่งให้ตั้งจังหวะเคาะของพิมพ์ดีดไว้ 70 จังหวะเคาะ
4.2 ให้ขั้นระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือ ประมาณ 3 เซนติเมตร เพื่อความสะดวก
ในการเก็บเข้าแฟ้ม
4.3 ตัวอักษรสุดท้ายควรห่างจากขอบกระดาษด้านขวาไม่น้อยกว่า 2 เซนติเมตร
5. ถ้าคำสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคำในบรรทัดเดียวกันได้ให้ใช้
เครื่องหมาย ยัติภังค์ (-) ระหว่างพยางค์
6. การย่อหน้าซึ่งใช้ในกรณีที่จบประเด็นแล้ว จะมีการขึ้นข้อความใหม่ให้เว้นห่างจากระยะ
กั้นหน้า 10 จังหวะ
7. การเว้นบรรทัดโดยทั่วไปจะต้องเว้นบรรทัดให้ส่วนสูงสุดของตัวพิมพ์และส่วนต่ำสุดของตัว
พิมพ์ไม่ทับกัน
8. การเว้นวรรค
8.1 การเว้นวรรค โดยทั่วไป เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.2 การเว้นวรรคระหว่างหัวข้อเรื่องกับเรื่องให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
8.3 การเว้นวรรคในเนื้อหา เรื่องที่พิมพ์มีเนื้อหาเดียวกัน ให้เว้น 1 จังหวะ ถ้าเนื้อหาต่างกัน
ให้เว้น 2 จังหวะเคาะ
9. การพิมพ์หนังสือที่มีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้า โดยให้พิมพ์ตัวเลขหน้ากระดาษไว้ระหว่าง
เครื่องหมายยัติภังค์(-) ที่กึ่งกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษทางซ้ายมาประมาณ 3 เซนติเมตร
10. การพิมพ์หนังสือที่มีความสำคัญ และมีจำนวนหลายหน้า ให้พิมพ์คำต่อเนื่องของข้อความที่
จะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านั้น ๆ แล้วตามด้วย…(จุด 3 จุด) โดยปกติให้เว้นระยะห่าง__จากบรรทัดสุดท้าย 3 ระยะบรรทัดพิมพ์ และควรจะต้องมีข้อความของหนังสือเหลือไปพิมพ์ในหน้าสุดท้ายอย่างน้อย 2 บรรทัด ก่อนพิมพ์คำลงท้าย